Consejos para archivar los documentos en tu oficina

20 dic Consejos para archivar los documentos en tu oficina

Los mejores consejos para archivar los documentos en tu oficina

En tu oficina seguro que tienes un buen número de documentos y archivos que precisan de una correcta clasificación. Al fin y al cabo, con el ritmo de trabajo que desarrollamos, tener la documentación importante ordenada y catalogada es una ventaja que no podemos dejar a un lado por el bien de nuestra salud mental así como por la buena gestión del negocio.

En Ofifast somos líderes en distribución de material de oficina online y queremos brindarte las claves para archivar los documentos en tu oficina de forma óptima con tres sencillos consejos.

1º) Desarrolla un sistema de organización

Parece un consejo evidente pero te sorprendería el número de oficinas que actúan por impulsos, van sacando el trabajo adelante a medida que lo tienen enfrente sin concretar unas categorías, subcategorías, colores u otras técnicas de clasificación y almacenamiento para archivar su documentación. En este sentido, etiquetar las carpetas por colores, por orden alfabético o por fechas implementa la organización y facilita el trabajo notoriamente.

2º) Pon orden en los archivos desclasificados

Si eres de los que viene de un caos total de organización en tú oficina o negocio, tras leer y aplicar nuestro primer consejo, debes dar igual importancia a este segundo paso.

Habrá numerosos asuntos o documentación que no sepas como categorizarlos o clasificarlos. Estos debes darles un orden y sentido propio aunque sea de forma provisional, una especie de “cajón desastre” que intrínsecamente llevará aparejado una forma de codificación muy útil.

3º) Mantén el sistema de organización con tu equipo de oficina

En último lugar debes tener en cuenta que es tan importante o más que aplicar un sistema de organización, poner las herramientas necesarias para mantenerlo en el tiempo.

Unas tareas de aprendizaje al resto de compañeros de trabajo, un espacio habilitado para el archivo propiamente dicho, o un tiempo regular para la revisión de que el sistema está en orden bastará para lograr cumplir este último paso.

En nuestro catálogo online en www.ofifast.es encontrarás todo el material de oficina online como por ejemplo nuestras carpetas portafolios, agenda con anillas, agenda encuadernada, agendas en espiral, calendario espiral, planning de sobremesa, cartera portadocumentos o nuestros sofisticados vade de sobremesa Q-Connect o las carpetas Beautone clasificadoras necesario para lograr tu objetivo de organización y archivo de documentos.